2022年2月26日 18時より、zoomにて厚別区PTA連合会 第3回 会長副会長会を開催しました。
なんとか対面形式の開催を目指してきましたが、最終的に今年度の会長副会長会は3回とも全てzoomでの開催となりました。見方を変えると、zoomで定期的に開催することができるようになった、とも言えるかと思います。
今年度の事業の振り返り、終盤の報告事項などが共有されました。質疑応答も数点あり、主催側、参加側ともに、zoomを用いた会議の経験値が上がってきていることを実感しました。
そして、今回は初の試み、zoomの「ブレイクアウトセッション」機能を用いて、参加いただいた各単Pの参加者を3～4校づつグループ分けして、「今年度の活動内容の共有」、「困ったこと聞きたいこと」をフランクにディスカッションする時間を設けました。「とりあえずやってみよう」で企画したこの時間ですが、司会役の奮闘もあり、各グループとも時間いっぱいまで話題に尽きなかったようです。やはりこんな時期だからこそ、「横の情報連携」の価値が大きいことを改めて実感しました。
(それぞれブレイクアウトルームに入り、ディスカッションに参加する各役員の様子)
参加いただいた皆さん、ありがとうございました。
(会議全景や会長風景、ブレイクアウトセッションの様子を報告してくださった司会役のみなさんなど)
最後に、今年度、会長副会長会をzoom配信で行いました。そこで得た経験は、単Pの皆さんにも役立つ可能性があると考え、簡単な振り返りをここに記しておきます。
◆zoomのアカウント
札幌市PTA連合会の(有料)アカウントを各区Pの会議用に利用することが可能。事務局経由で事前予約できる。会議開催の前日からも借りることができて、参加者の熟練度に懸念があれば、「事前接続確認」も可能。
(無料アカウントの場合、1回の会議時間が40分の制約があるため、有料アカウントで時間の制約がなくなるのは運営上とても便利。)
参加人数の定員が100名までなので、各単Pからの参加者を定員制にすることが必要。今年度は2名まででお願いした。
◆参加者への事前資料連携
参加者の皆さんへは、学校を通じて紙の資料を事前に連携して、会議時には手元に資料を参照できるように準備した。集合形式の会議と比べて、時間に余裕を持って資料を準備する必要がある点に注意。
◆主催者側の所在
完全zoom会議も可能だが、会議運営上、主催者同士が最低限の直接コミュニケーションができる方が円滑に進行できると判断し、今年度はホテルエミシアの会議室を借りて主催者側の配信拠点とした。後述の音声入出力設定の点で、ホテルエミシアの会議室は利便性が高かった。
◆主催者拠点の考慮点(デバイス、ネットワーク編)
主催者拠点での各参加者も、自前のPC・タブレット・スマートフォンなどでzoomに参加した。自分で会議の進行状況を確認するため、また、自分が発言する時にカメラで様子を配信することが目的。インターネット接続に、ホテルのwifiを利用できたが、同時接続数が増えるとネットワーク帯域が逼迫して低速になることもあった。バックアップとして、自前のスマートフォンやモバイルルータによるインターネット接続を利用したが、従量接続料金などの発生がある場合があることも考えると、区Pとしての設備準備の必要性を検討する余地があると感じる。
◆主催者拠点の考慮点(音声編)
主催者拠点で各自が複数デバイスを使う場合、音声入出力の「ハウリング問題」を解決する必要がある。「配信用PC」を1台決めて、音声の入力・出力はその1台のみとし、他のデバイスは音声の入力・出力をしない設定にした。入力はミュート設定で対処可能。出力については、PCなどの場合は出力音量を「ゼロ」に、タブレットやスマートフォンの場合は、zoomアプリで「音声に接続しない」設定にすることで制御した。
また、「配信用PC」で実際に音声入出力を1元化するために、次の2つのパターンで対応した。
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(1)スピーカーフォン(マイク付きスピーカー)を会議室の中央に置く/持ち運ぶ
(2)ホテルが準備してくれている音響設備に「USBオーディオ」としてつなぎ、室内全体のマイク・スピーカにつなぐ
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経験が浅い当初は(1)の方策しか思いつかなかったが、ホテルエミシアの方と話すと、(2)のやり方が可能ということで、以後、(2)で安定した音響環境が実現できた。ホテル側もこの時勢、zoom配信のような形式の会議需要が高まっていることに対応いただいている模様。
◆主催者拠点の考慮点(映像編)
主催者側で音声入出力を1台の配信用PCにすると、会議が始まったあとに、主催者拠点で発言しても、zoomの発言者がマイク入力されている配信用PCに固定される問題がある。ホストPCから手動で発言している人の映像を「全員のスポットライト」の設定にすると、マイク入力されているデバイスに関係なく、zoomの「スピーカービュー」に表示されるカメラ映像を制御できる。発言者の切り替えに応じてスポットライトを置き換えていく必要があるので、結構忙しい。また、スポットライトは複数設定することもできる。
また、主催者拠点の全景映像配信用に、カメラ用のスマートフォンやwebカメラを準備しておくとzoom参加者に主催者拠点の様子をお伝えすることができる。
◆主催者としての設備準備検討
zoom配信形式の会議が今後も発生することを考えると、次のような設備を主催者として用意しておくことを検討してもよいのではないかと考える。
・会議用PC/タブレット
・インターネット接続用のモバイルルータ等
・Webカメラ
・スピーカーフォン
・(主催者拠点の参加者が使う用途の)ヘッドセット、イヤフォン等
以上です。単Pでのzoom活用などに関し、厚別区P連でのこれまでのzoom配信に関して、なにか聞きたいことなどあれば、厚別区PTA連合会までお問い合わせください。